ALGEMENE VOORWAARDEN 1stKYC
HET WORDT ONDER DE AANDACHT VAN DE GEBRUIKERS GEBRACHT (ZIE DEFINITIE HIERONDER) DAT DEZE SITE IS ONTWIKKELD IN EEN POSITIEVE GEEST VAN SAMENWERKING TUSSEN HEN EN HET BEDRIJF.
ZIJ WORDEN VERZOCHT DE ONDERSTAANDE ALGEMENE VOORWAARDEN, DIE VAN TOEPASSING ZIJN OP ALLE RELATIES TUSSEN HET BEDRIJF EN DE GEBRUIKERS, AANDACHTIG TE LEZEN.
1 – Algemene informatie
De vennootschap die de website www.1stkyc.com beheert en die de applicatie beheert is de Belgische vennootschap AML SERVICES srl, met maatschappelijke zetel te 1 Esplanade Simone Veil – 4000 Liège – België, BCE 0771 320 640.
hierna te noemen “de vennootschap”.
Behoudens uitdrukkelijke en schriftelijke andersluidende overeenkomst zijn deze algemene voorwaarden als enige van toepassing op al onze aanbiedingen, bestellingen, verbintenissen of contractuele relaties, zelfs indien de voorwaarden van de gebruiker hun eigen voorrang zouden laten gelden. De algemene voorwaarden zijn noodzakelijkerwijs gelezen en goedgekeurd bij het aangaan van de betrekkingen en zijn te allen tijde beschikbaar op de website van de vennootschap (www.1stkyc.com).
Deze Algemene Voorwaarden zijn opgesteld in het Frans, dat als enige referentietaal zal worden aanvaard. Vertalingen in andere talen zijn louter ter informatie.
Geen verklaring van afstand, wijziging, variatie of toevoeging aan deze voorwaarden zal van kracht zijn, tenzij schriftelijk en uitdrukkelijk aanvaard door de bevoegde handtekening van beide partijen op of na de datum van ondertekening van het contract of aanbod door beide partijen. Aan een gunst mag geen enkel argument worden ontleend, zelfs niet indien zij is herhaald.
2 – Definities
De onderhavige voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van de website www.1stkyc.com, hierna te noemen “de Site”. De Site biedt u enerzijds de mogelijkheid om online een algemene voorstelling te krijgen van de onderneming en haar producten en diensten, en anderzijds toegang tot de hieronder besproken Applicatie.
Het “Bestand” moet worden begrepen als bestaande uit alle gegevens die door de Eigenaar en de door hem gemachtigde Gebruikers zijn ingevoerd in de databases die zij hebben aangemaakt.
De “EIGENAAR” van een Bestand moet worden opgevat als de persoon die zich als zodanig heeft geregistreerd en wettelijk verantwoordelijk is voor de entiteit die zich heeft geregistreerd; hij/zij wordt gedefinieerd onder de algemene term “de Eigenaar”. Met andere woorden, de eigenaar van het bestand wordt niet beschouwd als de Eigenaar in de primaire zin van het woord, maar in de zin van “de eigenaar van alle gebruiksrechten die aan het abonnement verbonden zijn, een recht dat hij ook kan hebben ten aanzien van zijn werknemers, opdrachtgevers en andere personeelsleden, voor wie de Eigenaar verantwoordelijk blijft”. Een dergelijke Eigenaar, in de zin van deze overeenkomst, kan technisch gezien, als de persoon die verantwoordelijk is voor het Bestand, een Gebruiker (die bijvoorbeeld een van zijn opdrachtgevers kan zijn) uitnodigen om toegang te krijgen tot zijn Bestand, maar hij doet dit onder zijn enige, volledige en volledige verantwoordelijkheid.
De “GEBRUIKERS” van de site zijn de personen die gedefinieerd worden onder de generieke term “de Gebruiker”: dit zijn de personen die de site en de verschillende functionaliteiten ervan mogen gebruiken, of slechts enkele ervan, na daartoe uitgenodigd te zijn door de Eigenaar, in het kader van hun beroepsactiviteit, ongeacht hun verantwoordelijkheidsniveau op het niveau van de entiteit die door de Eigenaar geregistreerd is. De Eigenaar is ook een Gebruiker, maar met het hoogste machtigingsniveau.
De Gebruiker is steeds een natuurlijke persoon die verplicht is zich correct te identificeren door correcte gegevens te verstrekken aan de Onderneming, die niet verantwoordelijk kan worden gesteld voor onjuiste of onvolledige informatie.
De site biedt het gebruik aan van een toepassing die ontworpen is om de AML/CFT-gegevens (Anti-Money Laundering & Counter Terrorist Financing) van de cliënten van de eigenaar te beheren, een toepassing die 1stKYC heet.
Door zich te registreren aanvaarden Gebruikers formeel dat zij informatieve berichten kunnen ontvangen in de vorm van mailings of enige andere technische of informatieve kennisgeving met betrekking tot de Applicatie die zij gebruiken. In dit verband wordt verwezen naar het onderdeel “privacybeleid van het bedrijf en informatie in toepassing van de verordening gegevensbescherming – RGPD (Algemene verordening gegevensbescherming – htps://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/VXV/HVML/?uri=CELEX:32016R0679&from=EN”).
Zoals uiteengezet in de paragrafen “Vertrouwelijkheid” hieronder, zal de Vennootschap nooit enige informatie met betrekking tot Gebruikers of de door hen in hun Bestand opgenomen gegevens doorgeven aan een externe operator: zij is echter gemachtigd, zonder voorafgaande toestemming, dergelijke Vertrouwelijke informatie aan derden door te geven (a) indien zij daartoe verplicht wordt door de wet of door een regelgevende instantie, (b) indien zij daartoe verzocht wordt door een overheids- of fiscale instantie en strikt binnen de grenzen van een dergelijk verzoek, op voorwaarde dat het in orde is.
Indien zij een beroep moet doen op onderaannemers, zoals bijvoorbeeld het geval is met de servers die zij gebruikt om haar gegevens te hosten, moeten deze servers de hoogst mogelijke graad van veiligheid en vertrouwelijkheid bezitten, overeenkomstig de bepalingen van de RGPD.
Al dan niet in een testperiode, erkent de Gebruiker, hier in de ruimste zin opgevat, dat hij het recht heeft de site te gebruiken, zonder meer. De Eigenaar is eigenaar van de gegevens die hij op de site heeft gecodeerd en heeft de mogelijkheid deze ter plaatse te repatriëren in een algemeen gebruikt standaardformaat, dat hij al dan niet mag gebruiken.
De kwestie van de duur van de bewaring van de hem toegezonden edities valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de Gebruiker: het is aan hem om, met betrekking tot de richtlijnen, wetten en reglementen waarvan hij afhankelijk is, te onderzoeken op welke wijze hij van plan is het hulpmiddel te gebruiken en wat de duur is van de bewaring van de gegevens die hij dankzij de Applicatie heeft verzameld, verzameld of beide.
In het geval dat het abonnement voor meer dan 365 dagen wordt stopgezet (niet-betaling), stelt het bedrijf de Eigenaar ervan op de hoogte dat het het ongebruikte Bestand binnen 5 dagen zal vernietigen. De aandacht van de Gebruikers wordt gevestigd op het feit dat, zodra de vernietiging effectief is: zij geen toegang meer zullen hebben tot de gegevens, die anders vernietigd worden. Indien de eigenaar van de gegevens tussen de eerste en de 360e dag waarop het gebruiksrecht niet is betaald, binnen de in de IVe richtlijn genoemde termijnen besluit zijn abonnement te reactiveren, met name om aan te tonen dat hij bijvoorbeeld onderzoek naar zijn klanten heeft gedaan of dat hij tijdig aan zijn verplichtingen heeft voldaan, zal hij een bedrag moeten betalen dat gelijk is aan de bewaartermijn van de genoemde gegevens, d.w.z. maximaal 360 dagen, voordat hij weer toegang tot zijn gegevens krijgt.
Gedurende de periodes waarin hun gebruiksrecht niet door een betaling is gedekt, kunnen Gebruikers geen waakzaamheid uitoefenen, zolang hun toegang is opgeschort. Afgezien van haar eigen verantwoordelijkheid heeft de Vennootschap geen andere oplossing dan dit probleem op deze manier aan te pakken via een toepassing waarvan het principe erin bestaat de gebruikers in staat te stellen zowel papier als back-ups op hun eigen machines te besparen.
3 – Productaanvaarding
De site biedt een toepassing die permanent wordt aangeboden. Het feit dat een Gebruiker zich registreert als Eigenaar of Gebruiker verplicht hem/haar kennis te nemen van deze algemene voorwaarden en deze uitdrukkelijk te aanvaarden. Toegang tot de Applicatie is niet mogelijk, zelfs niet in geval van gratis gebruik, op proef, zonder bevestiging dat deze voorwaarden zijn gelezen en uitdrukkelijk aanvaard.
De Applicatie wordt verstrekt als een hulpmiddel voor professionals om hen te helpen hun verplichtingen na te komen en het bedrijf kan daarom alleen maar alle verantwoordelijkheid van de hand wijzen voor misbruik of oneigenlijk gebruik van dit hulpmiddel voor andere doeleinden dan die waarvoor het bedoeld is.
Door zich te registreren op de site, stemmen Gebruikers ermee in de Applicatie te aanvaarden en te gebruiken zoals ze is en erkennen ze het recht van het Bedrijf om wijzigingen aan te brengen aan de site die het Bedrijf nuttig acht voor de goede werking van de Applicatie.
4 – Minimum hardwarevereisten
Om de Applicatie correct te kunnen gebruiken, hebben Gebruikers een computer nodig die via een telefoonlijn van goede kwaliteit met het Internet is verbonden.
De gebruikers hebben de kwaliteit van hun lijn gecontroleerd; voor een goed gebruik is een verbinding nodig die vrij is van frequente onderbrekingen en voldoende bandbreedte heeft. Ter informatie: het verlies van de verbinding met de server houdt geen risico van beschadiging van bestanden in, maar vormt eerder een ongemak voor de Gebruiker.
Het bedrijf heeft geverifieerd dat de site de internetbrowsers FIREFOX of CHROME ondersteunt. Voor andere browsers wordt geen garantie gegeven. Microsoft Explorer moet worden vermeden.
5 – Beperking van aansprakelijkheid en controle
Het bedrijf garandeert de goede werking van de Applicatie, mits correct gebruikt, zoals aangegeven in de help, voor zover mogelijk, in een maximum van gangbare talen waarvan het bedrijf weet dat het die van de geïdentificeerde gebruikers zijn, waarbij de gebruikers worden uitgenodigd tolerant te zijn ten aanzien van vertalingen en tevens worden uitgenodigd, in geval van twijfel, contact op te nemen met het bedrijf om dit te vragen, bij voorkeur in het Frans of Engels.
Zie ook artikel 8.
Indien een programmeringsfout van de Vennootschap wordt ontdekt, verbindt de Vennootschap zich ertoe deze zo snel mogelijk te corrigeren. De aansprakelijkheid van de Vennootschap is tot dit precieze punt beperkt (artikel 7).
De Gebruikers zorgen ervoor dat zij voldoende kennis hebben van de professionele aangelegenheden die onder de hun ter beschikking gestelde Applicatie vallen, om de goede werking ervan te verzekeren. De Vennootschap kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten bij de behandeling of interpretatie, ongeacht de gevolgen daarvan.
De Applicatie is bedoeld voor gebruik in verband met legale en erkende activiteiten in hun land van oorsprong.
Geen van beide partijen is aansprakelijk jegens de andere in geval van niet-nakoming of vertraging bij de nakoming van bovengenoemde verplichtingen die te wijten is aan een daad van God of een toevallige gebeurtenis.
6 – Verzekering
De Vennootschap kan niet aansprakelijk worden gesteld voor gebeurtenissen die zich voordoen buiten het kader van haar tussenkomst en/of dienstverlening. Alle uitsluitingen met betrekking tot haar aansprakelijkheid zijn opgenomen in de algemene voorwaarden.
Zij vloeien onder meer voort uit de aansprakelijkheidsverzekering die de vennootschap heeft afgesloten (uittreksel hieronder).
Verzekeringscontract Burgerlijke Aansprakelijkheid: het contract dat de Vennootschap afsluit ter dekking van de contractuele en extracontractuele burgerlijke aansprakelijkheid die op haar zou kunnen rusten ten gevolge van schade, van welke aard ook, toegebracht aan Derden en voortvloeiend uit fouten, verzuimen of nalatigheden door haar begaan, in haar hoedanigheid van leverancier van informaticadiensten in het kader van haar activiteiten.
Geen van beide partijen is aansprakelijk jegens de andere in geval van niet-nakoming of vertraging bij de nakoming van bovengenoemde verplichtingen die te wijten is aan een daad van God of een toevallige gebeurtenis.
In de context van de aansprakelijkheids- en verzekeringsbepalingen die volgen, kan de term “Verzekerde” verwijzen naar de Onderneming, maar ook naar bepaalde Gebruikers van een bepaalde functie van de site.
Van de garantie van de maatschappij en bijgevolg van de eventuele aansprakelijkheid van de maatschappij uit hoofde van deze overeenkomst zijn uitgesloten
Opzettelijk veroorzaakte schade door een Verzekerde, die het hem ter beschikking gestelde materiaal zou gebruiken met het doel de belangen van een Derde te schaden, bijvoorbeeld. Indien evenwel de verzekerde in gebreke noch de verzekeringnemer, noch een van zijn vennoten, bestuurders, zaakvoerders, organen, kaderleden of technische verantwoordelijken is, blijft de waarborg geldig voor de andere verzekerde dan de persoon in gebreke, onder voorbehoud van het in het contract voorziene eigen risico en het verhaal dat de maatschappij op deze laatste kan uitoefenen.
Zijn eveneens uitgesloten: schade veroorzaakt door :
De door de verzekerde aanvaarde exploitatievoorwaarden van het bedrijf of door een zodanige niet-naleving van de normen van zorgvuldigheid of veiligheid die eigen zijn aan de verzekerde activiteiten, dat de schadelijke gevolgen van deze niet-naleving of van deze exploitatievoorwaarden – naar de mening van ieder normaal terzake kundig persoon – vrijwel onvermijdelijk waren;
Meervoudige herhaling, door het ontbreken van voorzorgsmaatregelen, van schade van dezelfde oorsprong;
Het verzuim om de aanbevolen of gebruikte methoden vooraf voldoende te controleren, rekening houdend met de op technisch en wetenschappelijk niveau verworven kennis.
Schade als gevolg van de niet-teruggave van gelden, schending van vertrouwen, verduistering, ontvreemding of soortgelijke handelingen, alsmede oneerlijke concurrentie of schending van intellectuele-eigendomsrechten zoals octrooien, handelsmerken, tekeningen en modellen, en auteursrechten;
Gerechtelijke, transactionele, administratieve of economische boetes, punitieve of ontradende schadevergoedingen (zoals “punitive damages” of “exemplary damages” onder bepaalde buitenlandse wetten), alsmede de gerechtskosten van repressieve procedures.
De burgerlijke aansprakelijkheid van de bestuurders en directeurs van de vennootschap wordt gedekt door de toepasselijke wetgeving in geval van wanbeheer door hen in hun hoedanigheid van bestuurder of zaakvoerder.
Aansprakelijkheid die kan rusten op onderaannemers, partners of leden van een consortium of tijdelijke vereniging die met de Vennootschap samenwerken.
7 – Verantwoordelijkheid van de gebruiker
De gebruiker verbindt zich er uitdrukkelijk toe, onverminderd het beroep op de bijstandsdiensten, elk technisch probleem, van welke aard ook, dat hij tijdens zijn gebruik zou kunnen ondervinden, zo snel mogelijk schriftelijk te melden.
Indien wordt vastgesteld dat een Gebruiker deze verplichting tot zorgvuldigheid en goede samenwerking niet is nagekomen binnen de kortst mogelijke tijd nadat zich een probleem heeft voorgedaan, kan de Gebruiker aansprakelijk worden gesteld voor de schade of de verergering daarvan.
Zonder afbreuk te doen aan het voorgaande, is het Bedrijf volledig aansprakelijk tegenover de Gebruikers voor de Diensten die onder deze Overeenkomst geleverd worden, evenals voor nalatigheid, positief handelen of nalaten door de adviseurs van het Bedrijf, of dit nu onderaannemers of agenten zijn, rekening houdend met overlijden, letsel, verlies of schade veroorzaakt door, of voortvloeiend uit, een dergelijke entiteit, in geen geval wanneer de handelingen van de Gebruiker de diensten van het Bedrijf belemmeren.
Aangezien in het kader van deze voorwaarden het Belgisch recht van toepassing is, zowel omwille van de zetel van de Vennootschap, die zich richt tot professionelen, als omwille van het forumkeuzebeding dat in het kader van deze algemene voorwaarden is bedongen en uitdrukkelijk is aanvaard, kan er geen sprake zijn van het vorderen van iets anders dan de werkelijke schade.
8 – Gebruik van de helpdesk
De helpdesk onder de rubriek “Hulp nodig / Nieuw helpticket” is te allen tijde beschikbaar. Dit is de enige juiste manier om contact op te nemen met de helpdesk. Het Bedrijf garandeert geen correcte opvolging van supportverzoeken die op een andere manier gedaan worden.
De prijs van de ondersteunende dienst is in de aanvraagkosten inbegrepen.
Het bedrijf zal zijn uiterste best doen en alle noodzakelijke maatregelen treffen om de best mogelijke ondersteuningsdienst te garanderen, maar kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor problemen die buiten zijn organisatie vallen, zoals storingen in de apparatuur van de Gebruikers of gebrek aan technische kennis van het onderwerp van de Applicatie.
In geval van onbeschikbaarheid van de ondersteuningsdienst via de tickets, is het ook mogelijk om uit te wisselen via e-mail op het adres: help@1stkyc.com
Het bedrijf zal zijn best doen om te reageren op verzoeken die via tickets of e-mail worden gedaan, maar garandeert geen responstijd.
9 – Prijzen
Onder voorbehoud van artikel 10, zijn de prijzen voor de Toepassing die door de site wordt aangeboden gemakkelijk beschikbaar op de pagina “Instellingen/Algemene informatie” of op aanvraag via de verschillende formulieren die op de site www.1stkyc.com beschikbaar zijn.
De aangekondigde prijzen gelden voor het lopende kalenderkwartaal. Wijzigingen worden ten minste 15 dagen van tevoren aangekondigd.
De geadverteerde prijzen zijn altijd exclusief BTW. De toepassing van de BTW is onderworpen aan de wettelijke bepalingen die van kracht zijn in het land van de gebruiker.
Alleen de op de site aangegeven betaalwijzen worden door het bedrijf aanvaard. Betaling per cheque zal altijd worden verboden.
Bij de inschrijving kiest de gebruiker de duur waarvoor hij zich verbindt. Wanneer deze periode afloopt, wordt hij daarvan in kennis gesteld en uitgenodigd zijn abonnement te verlengen, hetgeen hij vrijelijk kan kiezen of hij dit al dan niet doet.
Zodra de prijs van het abonnement of van een eventuele verlenging gedurende zeven kalenderdagen onbetaald blijft, wordt de toegang van de Gebruiker tot de gegevens opgeschort (zie ook artikel 2, in fine, betreffende de bewaring van gegevens en artikel 11: “betalingsvoorwaarden”).
10 – Marktsegmentatie
Voor zover het belastingbeleid van land tot land kan verschillen en voor zover de Applicatie bestemd is voor alle landen, worden Gebruikers er volledig van op de hoogte gesteld dat de op de Site getoonde prijzen “belastingneutraal” zijn, d.w.z. exclusief BTW en exclusief enige andere vorm van belasting die een bepaald land kan heffen op de verkoop van de diensten van de Applicatie als gevolg van een territoriale band of enige andere band die Gebruikers of enige andere partij met dat land kan verbinden.
De Eigenaar stemt er uitdrukkelijk mee in dat hij/zij zich ervan bewust is dat de prijzen zijn uitgedrukt exclusief enige belasting en dat enige belasting die in zijn/haar land van herkomst verschuldigd is, kan worden doorberekend in aanvulling op de factuur die hem/haar wordt toegezonden, d.w.z. dat de weergegeven prijzen kunnen worden verhoogd met BTW of enige andere bestaande of toekomstige belasting die kan worden geëist door een staat die op enig niveau betrokken is bij het proces van levering van de Applicatie die door het Bedrijf aan genoemde Gebruikers ter beschikking wordt gesteld.
11 – Betalingsvoorwaarden
Het recht om de Applicatie te gebruiken wordt gefactureerd volgens een prijsschaal die te vinden is in het menu Parameters / Algemene informatie en waarbij rekening wordt gehouden met het volume van de informatie die specifiek is voor elk Bestand dat door het systeem wordt beheerd. Dit gebruiksrecht wordt vooraf gefactureerd, op de verjaardagsdatum van de overstap naar de betaalde versie.
Facturen worden, na betaling, gearchiveerd in het menu “Instellingen/Mijn Facturen” van de Applicatie.
Het betalingsproces wordt beheerd door Stripe (www.stripe.com), die als enige de betalingsparameters voor de Bestanden bewaart.
Bij de inschrijving kiest de Eigenaar de betalingswijze uit de mogelijkheden die de STRIPE-inzamelsite biedt. Namelijk
kredietkaart met automatische incasso
SEPA-incasso
In het geval dat de betalingsorganisatie STRIPE de domiciliëring om welke reden dan ook weigert, heeft de Onderneming het recht om aan de Eigenaar minstens de kosten door te rekenen die door de externe partner Stripe® worden opgelegd en die, ter indicatie, over het algemeen 7,50 euro per geweigerde transactie bedragen.
In geval van een onbetaalde factuur binnen de 360 dagen, wordt het dossier geacht in gebreke te zijn en kan het gedeactiveerd worden, zoals bepaald in art.2 §11 van dit reglement. Indien de klant die failliet is gegaan zijn rekening binnen 360 dagen, d.w.z. vóór het verstrijken van de termijn voor het wissen van zijn gegevens, wenst te reactiveren, moet hij een bedrag betalen dat de periode van effectieve bewaring van zijn gegevens dekt (zoals eveneens bepaald in art. 2).
Elke klacht of elk verzoek om informatie betreffende de facturering of vragen betreffende de betalingen moet worden gericht aan het e-mailadres invoices@1stkyc.com
12 – Testperiode voor de toepassing
De Applicatie heeft een gratis testperiode.
Gedurende de testperiode is de vrije toegang tot de Applicatie beperkt tot vijftien dagen en tot één enkel Bestand, met een limiet van 15 records per Bestand.
Een Eigenaar kan zoveel andere Gebruikers uitnodigen als hij wenst voor zijn Map.
13 – Eigendom van de software, de toepassing en de intellectuele eigendomsrechten
De aan de gebruikers ter beschikking gestelde toepassing is een “cloud”-toepassing, d.w.z. dat zij wordt gehost op een server die eigendom is van het bedrijf. Gebruikers sturen via hun eigen machine zoekopdrachten naar de server van het bedrijf, die hun de resultaten van deze zoekopdrachten toestuurt. Deze resultaten worden gearchiveerd en de genoemde archieven zijn toegankelijk voor de gebruikers.
De gebruiker is dus geen eigenaar van de software die de server van het bedrijf in staat stelt de zoekopdrachten in kwestie uit te voeren, noch van de server zelf, noch van iets dat betrekking heeft op het ontwerp van de gehele oplossing die op afstand voor gebruik beschikbaar is: de gebruiker heeft slechts een gebruiksrecht op het geheel en, zolang hij zich in een periode bevindt waarvoor hij moet betalen, een recht van toegang tot de geschiedenis van zijn verzoeken en tot de daarmee verband houdende archieven.
Dit tweede aspect van zijn gebruiksrecht, dat in de eerste plaats bestaat in het verrichten van huiszoekingen, moet hem in staat stellen zonder interne archiveringsproblemen aan te tonen dat hij zijn huiszoekingsplicht tijdig is nagekomen.
Aangezien het gaat om een “virtueel” produkt, in die zin dat de gebruiker betaalt voor een recht om het op afstand te gebruiken, dient te worden onderstreept dat de intellectuele rechten uitsluitend eigendom van het bedrijf blijven, temeer daar het technisch niet mogelijk is de applicatie te downloaden om deze te installeren zodat zij draait op een machine die onafhankelijk is van de server van het bedrijf.
De intellectuele rechten van de onderneming zijn strikt aan haar voorbehouden en kunnen in geen geval worden verworven of zelfs gehuurd door de gebruiker die, nogmaals, slechts een gebruiksrecht heeft.
Intellectuele rechten zijn de rechten die als zodanig worden gekwalificeerd door de definities die door de verschillende rechtsstelsels in de wereld worden gegeven, of het nu gaat om rechtsstelsels dan wel om definities die voortvloeien uit stelsels van gemeen recht en derhalve wettelijk erkend zijn, en in het bijzonder:
Auteursrechten, octrooien, handelsgeheimen, knowhow, handelsmerken, octrooien, uitvindingen, ontwerpen, logo’s, “trade dress”, morele rechten (zie hieronder, bijv. auteursrecht), woordmerken, slogans en andere reclameformules en afgeleiden van welke aard ook, gebruikt voor professionele commerciële doeleinden, en elke andere vorm van particuliere immateriële rechten
elke toepassing of elk recht tot toepassing van de bovengenoemde rechten
Deze rechten kunnen slechts strikt beperkt worden overgedragen en alleen krachtens een uitdrukkelijke, voorafgaande en schriftelijke overeenkomst van de Vennootschap.
Een impliciete verlenging, uitbreiding of herstel van deze licentietoewijzing is niet synoniem met toewijzing.
Met andere woorden en samengevat, de intellectuele rechten die in het kader van het gebruik van de site worden uitgevoerd of gebruikt, blijven eigendom van de Vennootschap, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen.
De intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de site en het imago ervan zijn eveneens het exclusieve eigendom van de Vennootschap en omvatten met name
– De rechten van reproductie en mededeling aan het publiek.
14 – Wijze van gebruik
De Vennootschap heeft als enige het recht het werk geheel of gedeeltelijk vast te leggen door middel van elke techniek op elke drager en in het bijzonder
Een online medium, met inbegrip van het internet, alsmede elk intranet-netwerk, alle computerterminals in particuliere en/of openbare ruimten. De toestemming tot reproductie op het internet omvat ook de toestemming om een link te leggen van of naar de site waar het werk wordt gereproduceerd, en in het algemeen om op normale wijze gebruik te maken van de site en de inhoud ervan;
Een “papieren” medium zoals :
gehele of gedeeltelijke publicatie in een tijdschrift, informatieve publicaties, boeken, syllabi, gebruiksaanwijzingen, enz.
het recht om het werk te reproduceren op een andere drager, met inbegrip van off line-computermedia zoals cd-rom, databanken, diskettes, dvd’s, USB-sticks, flash drives, enz.
Het recht om het werk te reproduceren in een onbeperkt aantal exemplaren van elk medium;
Het recht om het werk te verspreiden en aan het publiek mede te delen door middel van ongeacht welke communicatietechniek, met inbegrip van mededeling via kabel, satelliet, radio, internet en computernetwerken;
15 – Specifieke intellectuele eigendom
De gebruiker van de 1stKYC-toepassing wordt erop gewezen dat de “Watchlist” die door het systeem wordt gebruikt, beperkt is tot het gebruik waarin de 1stKYC-toepassing voorziet, met uitsluiting van elk ander gebruik.
De Watchlist is vertrouwelijk en mag op geen enkele wijze worden gewijzigd, aangepast, gebruikt of openbaar gemaakt.
Geen van de partijen mag zijn rechten of verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk, al dan niet tegen betaling, overdragen of afstaan aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij: deze clausule is algemeen en heeft betrekking op alle aspecten van de activiteit van de Vennootschap en deze Algemene Voorwaarden, maar geldt met name ook voor alle elementen van intellectuele eigendom.
16 – Vorderingen en toepasselijk recht
Wat de klachten betreft, moet een onderscheid worden gemaakt tussen algemene klachten en klachten die meer specifiek betrekking hebben op de facturering.
Voor elk geschil, controverse of vordering voortvloeiend uit de toepassing van deze algemene voorwaarden of elke latere wijziging daarvan (met name, maar niet uitsluitend, met betrekking tot hun opstelling, geldigheid, bindende werking, interpretatie, uitvoering, verbreking of oplossing) en elke buitencontractuele vordering of, in het algemeen, elke andere vordering dan die met betrekking tot het specifieke punt van de facturering (zie hieronder), op straffe van nietigheid (niet-ontvankelijkheid), verbinden de partijen, d.w.z. de Onderneming en de Eigenaar, zich ertoe eerst een akkoord te zoeken via bemiddeling met een erkende bemiddelaar.
De partijen verbinden zich ertoe, overeenkomstig artikel 1725, § 1 van het Gerechtelijk Wetboek, een bemiddelingsprocedure met een erkende advocaat-mediator te beginnen alvorens een rechtsvordering in te stellen.
Tenzij de partijen uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen, mag de bemiddeling niet langer duren dan 3 maanden te rekenen vanaf de datum van benoeming van de bemiddelaar.
De plaats van de bemiddeling is Luik (B), de procedure wordt gevoerd in het Frans en de bemiddelende advocaat wordt gekozen uit de lijst van bemiddelaars die door de Luikse rechtbanken voor burgerlijke en handelsbemiddeling zijn erkend (lijst online beschikbaar: https://barreaudeliege-huy.be/fr/reglement-des-conflits/mediation/mediation-civile-et-commerciale ).
In geval van mislukking van de bemiddeling, en alleen in dat geval, zal het geschil uitsluitend worden voorgelegd aan de rechtbanken van Luik (B).
De onderhavige algemene voorwaarden worden beheerst door het Belgisch recht. Deze Algemene Voorwaarden zijn opgesteld in het Frans. Deze taal zal worden aanvaard als de enige referentietaal. Vertalingen in andere talen zijn louter ter informatie.
Klachten betreffende facturen moeten schriftelijk worden ingediend binnen 8 kalenderdagen na de datum van verzending van de factuur en/of de samenvatting per e-mail, zoniet zullen zij verjaart zijn. Facturen waarvan de samenvatting (e-mail) niet binnen de gestelde termijn is geprotesteerd, zijn bij ontvangst in ieder geval niet meer betwistbaar.
17 – Juridische kosten
Indien een geschil over een betalingsverplichting aan de rechter wordt voorgelegd, wordt eraan herinnerd dat alle landen van de Europese Unie, door middel van wetgeving of jurisprudentie, het beginsel van “redelijke vergoeding voor de relevante invorderingskosten als gevolg van betalingsachterstand” hebben erkend.
Ter informatie: in de praktijk is er een tendens dat de rechtbanken alleen al voor de rechtsplegingsvergoeding een schadevergoeding toekennen die ten minste 10% van het uitstaande bedrag bedraagt, onverminderd andere schadevergoedingen of de hierboven genoemde schadevergoedingen en zonder de kosten van de deurwaarder en anderen mee te rekenen.
Het Belgisch recht is van toepassing op elk geschil dat voortvloeit uit het gebruik van de site. De rechtbanken van Luik (B) zijn exclusief bevoegd.
18 – Vertrouwelijkheid van informatie en gegevens
Er zijn twee soorten gegevens:
Gegevens betreffende de Gebruikers zelf en hun begunstigden, d.w.z. de gegevens van de Eigenaars en de betalende of niet-betalende Gebruikers van de Site en de Applicatie: overeenkomstig de RGPD-verordening zijn de verzamelde gegevens meer dan minimaal, beperkt tot wat strikt noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de contractuele relatie met de Vennootschap, en ze worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, met dien verstande dat de duur hier wordt beïnvloed door de AML-richtlijn of IV-richtlijn: wat deze gegevens betreft, zie Artikel 19 en Artikel 22.
Gegevens die door Gebruikers onder hun eigen verantwoordelijkheid worden verstrekt om te voldoen aan hun AML-verplichtingen uit hoofde van de Vierde Richtlijn. Deze worden naar de server van het bedrijf gezonden, die vervolgens andere databanken raadpleegt, op basis van de instructies van de gebruiker. Wanneer wordt verwezen naar “gegevens”, wordt standaard verwezen naar dit tweede type gegevens, namelijk de gegevens die door de gebruiker naar de server van de onderneming worden gezonden in het kader van een AML-zoekopdracht.
Er zij op gewezen dat de Vennootschap de gegevens op geen enkele manier verwerkt: de door de cliënt toegezonden gegevens worden vervolgens automatisch verspreid door de software van de Vennootschap, die andere servers bevraagt en de cliënt de resultaten van deze bevragingen terugzendt, waarbij het door de Vennootschap ter beschikking gestelde instrument louter dient om de door de IVe AML-Richtlijn aanbevolen zoekacties met externe databanken te vereenvoudigen.
De Vennootschap neemt alle nodige maatregelen om de integriteit te bewaren van de gegevens die door de Gebruikers op haar site worden opgeslagen, met het oog op en in overeenstemming met .
De Gebruiker blijft als enige verantwoordelijk voor de gegevens die hij naar de Onderneming verzendt, en het wordt dan ook aanbevolen dat hij voorafgaand aan elke verzending een reservekopie maakt.
Deze kopie moet door de cliënt worden bewaard tot de definitieve verificatie van de overdracht en ten minste gedurende een periode van vijf jaar (bewaartermijn vastgesteld onder verwijzing naar de aanbevelingen van de vierde AML-richtlijn).
Indien een dergelijke kopie gedurende deze periode niet wordt bewaard, kan het Bedrijf op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor eventueel ontbrekende of beschadigde gegevens.
Evenzo is de toegang tot vertrouwelijke gegevens (zoals wachtwoorden, informatie met betrekking tot de klanten van de Gebruiker, etc.) die in het Bestand zijn opgeslagen, uitsluitend de verantwoordelijkheid van de Gebruiker die, behalve in het geval van duidelijke kwaadwilligheid, de Onderneming niet aansprakelijk kan stellen indien dergelijke gegevens worden gebruikt, verspreid, gestolen of gehackt.
De Vennootschap kan evenmin aansprakelijk worden gesteld voor incidenten buiten haar wil om, die zouden leiden tot een abnormale verspreiding van de op haar site opgeslagen informatie.
19 – Bedrijfsprivacybeleid en informatie op grond van de verordening gegevensbescherming – RGPD
Ons bedrijf verleent diensten waarbij persoonsgegevens worden verzameld van natuurlijke personen die met name in de Europese Unie wonen, en is derhalve onderworpen aan de RGPD.
Voor de toepassing van de RGPD gaat het om de gegevens van de Eigenaars en Gebruikers van de Site en de Applicatie, ongeacht of zij daarvoor betalen of niet, en niet om de gegevens die zij zelf in hun Bestanden invoeren. De gegevens die Eigenaars en Gebruikers in hun Mappen coderen zijn hun exclusieve eigendom, vallen onder hun exclusieve verantwoordelijkheid en zijn zodanig gecodeerd dat de ontwikkelingsverantwoordelijke van de Onderneming er alleen met hun toestemming (de uitdrukkelijke toestemming van de Eigenaar) toegang toe heeft, voor zover dit een actieve medewerking impliceert aan de uitvoering van de ontcijfering van de computersleutel door de leden van de Onderneming.
Als natuurlijke persoon die in de Europese Unie woont, geven de Eigenaar en de Gebruiker hierbij hun toestemming voor de verwerking van hun persoonsgegevens, met inbegrip van gevoelige gegevens.
Met betrekking tot de persoonsgegevens van uw werknemers, bestuurders, aandeelhouders of anderen, zijn wij als bedrijf van mening dat de verwerking van hun persoonsgegevens noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen die ons bedrijf nastreeft (voornamelijk, met betrekking tot onze website: klanteninformatie) in overeenstemming met artikel 6 f van de GDPR.
Ons bedrijf bewaart deze informatie slechts gedurende de periode waarvoor het gebruiksrecht is verleend of voor de duur van de wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, en uit hoofde van haar aansprakelijkheidsverplichtingen.
Onze interne procedures en servers zijn ontworpen om de hoogst mogelijke veiligheid van uw gegevens te waarborgen.
Uw rechten, zoals gewaarborgd door de GDPR, zijn de volgende:
Een vergemakkelijkt recht van toegang.
In het geval van een verzoek om toegang door een natuurlijke persoon (Eigenaar of Gebruiker) tot zijn of haar persoonsgegevens, naast het feit dat deze deel uitmaken van zijn of haar Persoonlijk Dossier en voor hem of haar toegankelijk zijn, kan deze natuurlijke persoon contact opnemen met onze Data Officer (zie hieronder) die verantwoordelijk is voor kennisgevingen, die vervolgens maximaal een maand de tijd heeft om aan het verzoek te voldoen: in dit geval zal de Eigenaar om voorafgaande schriftelijke toestemming worden gevraagd voor toegang tot de encryptiesleutel door de Vennootschap, die anders geen toegang heeft tot deze gegevens.
De Gebruiker kan op elk moment zijn persoonlijke gegevens die op de Site zijn opgeslagen, bekijken door de pagina “Mijn account” te raadplegen.
Het recht om te worden vergeten
In alle gevallen kan een Gebruiker zelf zijn account verwijderen, wat tot gevolg heeft dat al zijn persoonsgegevens onmiddellijk worden gewist, met als gevolg dat hij geen toegang meer zal hebben tot de Applicaties.
Indien een Eigenaar zijn account verwijdert, verwijdert hij, naast zijn persoonlijke gegevens, ook de Map(pen) waarvan hij de Eigenaar is, evenals de gegevens met betrekking tot de Gebruikers.
Het recht om verwerking te beperken
Dit recht is alleen van toepassing in een paar specifieke gevallen die in artikel 18 van de GDPR zijn vastgesteld. Neem contact met ons op als u denkt dat u in een van deze gevallen verkeert.
Het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Dit is een nieuw recht dat voortvloeit uit de GDPR en dat een persoon in staat stelt de gegevens die hij of zij heeft verstrekt, in een gemakkelijk herbruikbare vorm op te vragen en, indien nodig, aan een derde partij over te dragen. Door naar het menu “Mijn profiel” te gaan en op de knop “Gegevens exporteren” te klikken, wordt alle informatie in uw dossier(s) naar u overgebracht in een actueel elektronisch formaat”.
Informatie over gegevensbeveiliging
Melding van inbreuken op gegevens. Bedrijven zullen maatregelen moeten nemen in geval van een inbreuk op de beveiliging die resulteert in de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde bekendmaking van gegevens.
In geval van een inbreuk op de beveiliging zal de onderneming de bevoegde regelgevende autoriteit (de Gegevensbeschermingsautoriteit) binnen 72 uur op de hoogte brengen. Betrokken personen zullen zo spoedig mogelijk worden ingelicht indien de inbreuk op of schending van gegevens een hoog risico voor hun rechten en vrijheden inhoudt.
Backup
Onze server is onderworpen aan een dagelijkse back-upprocedure die wordt uitgevoerd door het hostingbedrijf OVH in Frankfurt (Duitsland). Als onderaannemer heeft dit bedrijf zich ertoe verbonden de RGPD toe te passen en ons in kennis te stellen van elke aantasting van gegevens.
Voorwaarden van het hostingbedrijf
De algemene voorwaarden van het hostingbedrijf, OVH, zijn beschikbaar op hun website (https://www.soyoustart.com/fr/mentions-legales.xml)
Functionaris voor gegevensbescherming
Ons bedrijf telt minder dan 25 werknemers en de heer Michel Vansimpsen (michel@1stkyc.com) is tevens de functionaris voor gegevensbescherming. De gebruikers wordt verzocht rekening te houden met de omvang van het bedrijf wanneer zij te maken krijgen met de persoon die de functie van DPO op zich neemt.
Software en gegevens
De gegevens van natuurlijke en rechtspersonen die door Gebruikers zijn geregistreerd, worden opgeslagen in mijn sql-tabellen die zich op de OVH-server bevinden. Deze gegevens worden systematisch gecodeerd door het systeem; de medewerkers van ons bedrijf zijn niet op de hoogte van de coderingssleutel, die uitsluitend in handen is van de Development Manager. Hij kan er geen toegang toe krijgen zonder de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming en medewerking van de Eigenaar van het Bestand, in het kader van een duidelijke uitzonderingsprocedure waarbij de toestemming van de Eigenaar vereist is om toegang te krijgen tot de encryptiesleutel die deze gegevens toegankelijk maakt.
Voor probleemoplossingsprocedures zal het Bedrijf software gebruiken waarmee het op afstand verbinding kan maken met de computer van de gebruiker (zoals “Teamviewer”) om het probleem op te lossen en met de instemming en medewerking van de gebruiker.
Referenties
In afwijking van de eerste paragraaf van art.18, aanvaardt de Eigenaar dat het logo van zijn/haar bedrijf/entiteit wordt opgenomen in een “Referenties / Zij gebruiken 1stKYC” pagina op de website van de Vennootschap.
Indien de Eigenaar bezwaar heeft tegen deze verwijzing, moet hij de Vennootschap, en meer bepaald de DPO, op de hoogte brengen via michel@1stkyc.com.
20 – Personeelsbeheer
De HR-manager is Michel Vansimpsen.
Zij en de directeurs van de onderneming hebben toegang tot de specifieke map waarin alle persoonlijke informatie (loonstrookjes, enz.) van het personeel van onze onderneming is opgeslagen.
21 – Beheer van onderaannemers
Zoals in de vorige punten is uiteengezet, geeft de Vennootschap nooit gegevens door aan externe operatoren van welke aard ook, met uitzondering van het hostingbedrijf (zie hieronder).
Indien zij een beroep moet doen op onderaannemers, zoals bijvoorbeeld het geval is met de servers die zij gebruikt, zullen dit actoren zijn die profiteren van de hoogst mogelijke graad van veiligheid en vertrouwelijkheid.
Indien de vennootschap, bij verhindering en in de toekomst, een beroep zou doen op andere externe partijen, zal zij er steeds op toezien, zoals ab initio vermeld, dat deze zich onderwerpen aan de onderhavige algemene voorwaarden, met inbegrip van de bescherming van de gegevens en rechten van de eigenaars en gebruikers van de abonnementen en de bestanden.
Om preciezer te zijn wie zij zijn, de Vennootschap werkt hoofdzakelijk met drie onderaannemers:
– de host van onze applicaties is de firma OVH, 2 rue Kellerman in F59100 Roubaix (Frankrijk), RC 424 761 419 00045,
– de leverancier van de watchlist-database is NameScan, Suite 213, 7 Railway Street, Chatswood, NSW207, Australië
– Stripe, de bovengenoemde onderneming, die zich bezighoudt met het beheer van abonnementen en de inning ervan en waarvan de statutaire zetel gevestigd is in Dublin (Ierland), 1Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, D02H210.
De onderaannemers blijven als enige verantwoordelijk voor elke directe of indirecte schade die zou kunnen voortvloeien uit de uitvoering van deze overeenkomst, zowel ten opzichte van het bedrijf als ten opzichte van de Gebruikers.
Er zij aan herinnerd dat de onderaannemers verplicht zijn voor eigen rekening, risico en gevaar de vereiste verzekeringen af te sluiten (meer bepaald moeten zij een bedrijfsverzekering en een aansprakelijkheidsverzekering na oplevering afsluiten ten belope van het risico dat hun opdracht meebrengt) en ervoor te zorgen dat de premies op tijd worden betaald.
In het bijzonder vrijwaart de onderaannemer, indien nodig op eerste verzoek, de Vennootschap tegen elke aanspraak van een derde die beweert een intellectueel of industrieel recht te hebben op het geheel of een deel van het werk dat de onderaannemer in het kader van deze overeenkomst heeft uitgevoerd.
Indien de Vennootschap in het kader van een probleem waarbij zij betrokken is, in vraag wordt gesteld, staat de onderaannemer de Vennootschap bij in haar verdediging en draagt hij de gerechtskosten die de Vennootschap heeft moeten maken in het kader van een procedure ingeleid door de eindklant en/of een derde, alsook de schadevergoedingen waartoe de Vennootschap veroordeeld zou kunnen worden ten gevolge van de prestaties die in het kader van deze overeenkomst werden geleverd.
In deze context heeft de onderaannemer, naast het feit dat hij verplicht is zijn burgerlijke aansprakelijkheid te verzekeren, die met name de schade aan derden dekt, maar ook zijn professionele bedrijfsaansprakelijkheid, de verzekering van zijn personeel tegen arbeidsongevallen, enz., erkend dat hij toegang kan hebben tot gevoelige en vertrouwelijke informatie en dat deze informatie door hem, eventuele zusterondernemingen, en of werknemers, of zelfs klanten, en leveranciers of enige andere medecontractant, moet worden verwerkt binnen de strikte grenzen van deze algemene voorwaarden, en met inachtneming van de wetten en reglementen van de EU en België.
De onderaannemer verbindt er zich bijgevolg toe alle informatie die hem wordt meegedeeld in het kader van de overeenkomst die hem bindt met de onderneming als strikt vertrouwelijk te behandelen en deze niet mee te delen aan of te gebruiken ten voordele van andere personen of entiteiten dan de onderneming of buiten deze opdracht. Er zij tevens op gewezen dat de onderaannemer zich ertoe heeft verbonden deze geheimhoudingsplicht in acht te nemen, ook, in voorkomend geval, door zijn agenten, partners en werknemers.
22 – Algemene informatie over de RGPD
De “Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016, afgekort als RGPD” gaat over de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van die gegevens, en trekt Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) in”, PB L 119, 4. 5.2016, blz. 1-88, § (n.d.), htp://data.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj (“GDPR”).
Ons bedrijf levert diensten waarbij persoonsgegevens worden verzameld van natuurlijke personen die onder meer in de Europese Unie verblijven, en is daarom onderworpen aan de GDPR. Zij verwerkt ook persoonsgegevens van haar partners, vennoten en werknemers.
Als verwerker zelf bevestigen wij dat wij de door de GDPR vereiste procedures hebben aangenomen en verbinden wij ons ertoe de eigenaars onverwijld in kennis te stellen van alle informatie betreffende dergelijke gegevensverwerking door derden.
Iedereen die meer informatie wenst, kan contact opnemen met de gegevensbeschermingsautoriteit op contact@apd-gba.be, of met een andere soortgelijke instantie binnen de Europese Unie.
De website van deze instantie is: htp://www.autoriteprotectiondonnees.be/ ).
De klant is als enige verantwoordelijk voor elk onwettig gebruik van de hem ter beschikking gestelde hulpmiddelen.
***
De medewerkers van 1stKYC danken u voor uw vertrouwen en zullen alles in het werk stellen om ervoor te zorgen dat de gebruikers een hoge mate van tevredenheid behouden.
