Vous venez de vous connecter pour la première fois à notre application KYC et vous vous demandez par ou commencer?

L’aide dans l’application

Avant toute chose il est important de préciser que dans toute l’application KYC, vous pouvez avoir recours à l’aide contextuelle, c’est à dire un texte d’aide qui vous donnera des informations à propos de l’endroit où vous vous trouvez. Vous avez également la possibilité d’utiliser notre assistant dans la barre de menu. C’est le bouton sur fond rouge. Un cadre va apparaître.  En fonction de l’endroit où la souris se trouve, une aide relative à cette rubrique va apparaître. Pour désactiver l’assistant, cliquez de nouveau dans la barre de menu, le point noir disparaîtra ainsi que la fenêtre d’aide.

Les fonctions de base de l’application KYC

L’application permet de stocker un grand nombre d’informations relatives à une Personne physique ou à une Personne morale avec qui vous avez des relations d’affaires. L’application permet d’identifier et évaluer le risque d’une relation d’affaires avec des clients ou prospects.

Le niveau de risque est mentionné sur la droite de la liste pour chaque fiche. Le Point de couleur sur la gauche de la liste est une fonction qui vous informe si les fiches sont à jour ou non et dans ce cas, les informations manquantes. Les contrôles réguliers via la base Dow Jones vous permettront de recueillir des informations sur les Personnes Physiques et Morales dont vous êtes en charge.

Création des profils pour vos fiches de personnes physiques

La création de profils est la première étape à effectuer. En effet, chaque fiche de personne physique doit être reliée à un profil. Il est donc nécessaire de les créér en amont, avant toute création de fiche. Pour aller dans la page des profils, vous devez cliquer sur paramètres, et ensuite cliquer sur l’onglet profils de fiche. Les profils font la distinction entre les informations à réclamer pour chaque type de client.

Vous pouvez créer un nouveau profil, renommer un profil, ou bien supprimer un profil existant. Mentionnez les informations indispensables, importantse ou subsidiaires pour chaque type de profil. Vous pouvez créer autant de profils que l’on souhaite, mais nous vous conseillons de ne pas en abusez au risque de vous y perdre.  Une multitude profils standards ont été créés. Adaptez-les à vos méthodes de travail. Supprimez-les ou créez en de nouveaux. Une fois les profils créés, vous pouvez commencer à crééer vos fiches de personnes physique ou Morales.

Création de fiches de Personnes physiques et de Personnes Morales

Pour ce faire, cliquez sur « signalétiques » et ensuite choisissez le type de fiche que vous voulez créer. Veuillez noter que les fiches de personnes morales ne requiert pas de profils. Vous arrivez sur votre liste de fiches de personne physique si vous avez choissis cette option. Veuillez noter que si vous n’avez créer aucune fiche, cette liste sera bien sûr vide. Pour créer une nouvelle fiche, tapez le nom de la personne dont vous voulez créer la fiche et taper la touche +. Une fenêtre s’ouvrira et vous devrez compléter les informations demandée dans les différents onglet dans le menu du haut de la fenêtre.

Le dernier onglet comprend la recherche sur nos bases de données afin de savoir si la personne physique est connue pour des crimes, des connexions politiques ou autres. Vous pouvez changer la périodicité des vérifications à nos bases de données de façon mensuelle, trimestrielle, annuelle, etc. Afin de rester en conformité, nous vous conseillons une périodicité semestrielle au minimum. Vous devez compléter les informations manquantes dans l’onglet risque afin que l’application vous calcule le niveau de risque de la personne physique. Le niveau de risque est aussi mentionné sur la liste globale de vos fiches dans la colonne de droite. Voilà ! A vous de créer votre première fiche. N’oubliez pas de passer tout d’abord par la création des profils !